税理士法人
TAPブログ

以前にWEBページで、自社の会議に役立てるためにレビューを読みましたが、実際に読んでみました。

私は今をときめくGoogle等の企業とも会議をしますが、そうした外資系企業の会議におけるコミュニケーションスピードの速いこと！

参加者それぞれが次に何をするか、いつまでにそれを行うかを明確にして閉めるのが鉄則になっています。

そして必ずその期日を守るのと同時に、ハッキリと意見を言い合います。

業務上の意見の違いを、普段の人間関係に持ち込みません。

GAFAMにも負けないギガ速のコミュニケーションをトヨタは行い、とにかく無駄を嫌う文化を持ち、超大企業なのにPDCAを高速で回し、質実剛健を旨とする社風。

当たり前のことを継続的徹底的に、突き詰めていく文化。

複雑性を増し、予測不可能な現代では、ギガ速で報連相をして、スピーディに意思決定をし、どんどん仕事を前に進めないとアメリカや中国には勝てず、企業には常にイノベーションが求められ、変わらなければ淘汰されてしまうのが日本経済の現状です。

日本企業では会議の時間として1時間を設定することが多いですが、トヨタのようにほとんどの会議は30分で設定し終わらせられます。年間の会議数を600回とすると300時間、およそ2ヶ月の労働時間を圧縮できます。議論が白熱すれば30分では足りなくなることもあり延長することもありましたが、30分までで、それ以上に時間がかかりそうな時には別の会議を設定する。この延長時間を確保するため、会議の予定は立て続けに入れず、最低30分は間を空けて入れる事になっていました。

関係者には、前もってその会議で何を話し合うのか「議題（アジェンダ）」を周知しないといけません。

それも漠然とした大きすぎる議題ではなく、ある程度は具体的な「解像度の高い議題」を事前共有することが求められます。

議題の共有だけあれば、あとは各参加者が議題に沿って、必要な情報や資料をそれまでの仕事の文脈から勝手に推測して用意してくれるのです。

「ネクスト会議」では、前回の会議や打ち合わせ以後に各参加者が動いた結果の情報交換から始まり、その後にいきなりブレストや意見交換になるというケースが多く、そのために会議の最後には「次は何を打ち合わせるか」を決めて終わらなければなりません。

トヨタといえば「なぜを5回繰り返す会社」としても有名ですが、あらゆる事柄について疑問を持ち、自ら考えるように訓練されます。

標準化されたルールですら自分で考えて、その本質を理解しないといけない会社です。

答えは決して教えてくれません。

むしろ答えは人それぞれだから、別にして明確な答えは必要ない、それでも考えることが大切なんだ、という訓練法が大切なんだ、という訓練法が共通化されています。