税理士法人
TAPブログ

PDF(Portable Document Format)は言わずと知れたアドビ社(アメリカ・カリフォルニア州)の
「文字、図形、表などを紙に印刷するようにレイアウト（配置）したページの状態を保存するためのファイル形式」
です。

TAPでは業務のデジタル化に対して、紙書類のPDF化が必須だと考えております。

過去の紙書類も皆で力を合わせてPDF化を行い、いつでも見られるようにしております。

これにより、どこにいても過去の情報を拾ってくることができるわけです。

先日、本別事務所ではCanonの「ドキュメントナビゲーター」という機能を複合機に導入しました。
キヤノン：MEAPアプリケーション | Document Navigator 概要 (canon.jp)

こちらは紙書類をPDF化するときに大いに役に立っております。
すなわち、PDF化をする際の名称の付け方が簡単かつ迅速で、後からの検索がスピーディーになります。
弊社内ではPDFの名称を「(日付)(ファイル名)」と付けておりますが、ファイル名の部分も「契約書」「税務代理権限証書」「ヒアリングメモ」など、良く使う名称をテンプレートで用意できております。

日頃の業務の中でPDF化を進めるためのコツを書いてみます。
①お客様からの資料を、メール・ＦＡＸ・DropboxなどでPDFにて頂く。
②事務所内の決算申告書等資料を紙でなくPDFで保存する。
③会議後の情報を共有はアジェンダをＰＤＦにてChatWorkに流す。
④ＭＴＧ資料はＰＤＦを使い、そこに注釈機能でメモを取ってもらう。
⑤消えてしまうのが怖いため、念のため週に一回はクライアントＰＣにバックアップを取っておく。

ほかにも挙げればキリが無いですが、絶えずPDFにて扱うことを意識できればと思います。