TAPでは拠点が三か所（北海道-本別町、帯広市、札幌市）あり、ここ数カ月の間で、三拠点の代表者で各拠点のお仕事の進め方、お互いに取り入れられるところなどを話していっております。

今回は個人の確定申告のPT（プロジェクト・チーム）について、令和8年3月に行った振り返りの話の内容を書いてみたいと思います。

●札幌事務所の振り返り

・時間が無くてスキャンする時間がなかったのだが、作業効率を上げるためにはレシート等をSteamedにお願いできれば良かった。（⇒月次を含めてパートの方にお願いをしつつスキャンとStreamedを進めていきたい。）

・申告が終わったらすぐに郵送できるようにパートさんにお願いできるように仕組化すればよかった。（⇒次年度以降はパートさんの時間を見ながらすぐに郵送できるようにしていきたい。）

・全体として当初のスケジュールで進んだが、数件予定が狂った所もあり定例の業務が課題であるが例年通りの動きであった。（⇒出来る限り予定が狂わないようにし、定例業務も進められるようにする。）

・年金の源泉徴収票（年金支払い通知が誤って入っているところがあった）が入っていないについて、やはり数件届かないところがあった。年明け１月下旬に届くがタイミングが難しい。（⇒再発行は窓口で伝えれば数日かかり、電話だと１～２週間かかる。）

・重い業務は前年と同じ人が行っていることが多く、他の方にスキャンなどをお願いをしたりしており、一部１か月放置されていることもあった。（⇒Streamedなどで対応したい。）

●帯広事務所の振り返り

・資料回収から2週間以内に終わらせ資料もお返しするという「２週間ルール」について、ルール通り2週間で返すことは意外とでき、業務を溜め込まないで進めることが出来た。それでも資料を３月に持ってくる方が一部いたが仕方ないとも考える。また、新規とスポットがけっこう増えて、結果的に２００件ほどになり大変であった。

・お客様が資料を持って来た時に、５分待っていただき製造側で確認する事も考えていたが実際にはできなかった。（⇒次年度以降、いかに出来るようにするかを検討する。）

・jootoの日付を入れない方が一部いた。伝えても入れてもらえなかったものもあった。（⇒次年度以降、入れてもらえるようにする施策を検討する。）

・年金の源泉徴収票が３～４割ほどと入っていないことが多すぎた。（⇒他の事務所の事例も聞いて対応していく。）

・重い業務は帯広では去年やっていた人が担当していることが多いが、年に数回先に進めていくことが多い。（⇒やり方自体に問題があるかもしれず、根本的な進めた方を変えていくと良いかもしれない。）

●本別事務所の振り返り

・テレワークへのお願いについてタスクの進捗状況がわかりにくかった。（⇒jootoでのタスク移動を適時に行う）

・テレワーカーの方へ軽い業務をお願いし、重い業務が残ったので、次年度は軽くない業務も先に送れるようにしていきたい。

・全体的な進捗について見ていっていて、前年と同じくらいのスピードかと感じていたが、最後は残りそうな業務が残ってしまった。（⇒最終的に重い業務が残らないようにする事が課題。）

・年金の源泉徴収票は何人か届いていない（資料回収時に連絡できておらず後から無かったことに気づく。）ところがあったので、早めに資料を見て早めに連絡をすることが対応策かと考える。

・資料回収から2週間以内に終わらせ資料もお返しするという「２週間ルール」について、あまり運用ができなかった。（⇒タスクを見ながら放置せずしっかりと進めていきたい）

・資料をお預かりしてから１カ月ほど何もしていないという業務もあり、その点は良くなかった。（⇒重めの業務はどなたかに直接お願いするなど対応した方が良い。）

・住所の記載に誤りがあった。（⇒視野を広く。何回も確認する。思い込みを無くす。）

・申告期限日までにお客様の手元に確定申告資料が無くても良いと考えている。（⇒確定申告期限日までの早い時期に手元に資料が届き、説明をしなければならない。）

・第一表の左下が空欄で引き落とし口座など伝えられないことがあった。（⇒第一表の左下に口座引き落とし情報を記載する。）

・所得税申告書データの一括更新がされていなかった。（⇒1月末までに一括更新を行うべき。）

・資料を預かった時に不足資料を確認できていない（⇒年金源泉徴収票ほか不足資料を確認のうえすぐに連絡する。）

・ご依頼をした期限までにお預かりできたお客様が多くなかった。（⇒1月末までに資料回収できた所が何%（何件中何件）あったか調べた方が良い。）

・jootoを作っていない所が何件かあり、そこの確定申告用資料が3/15の夜に出てきた。（⇒プロジェクトを作成した時、遅くとも資料回収時に漏れなくタスクを作成しなくてはいけない。）